Cách chuyển Word sang PDF giữ nguyên định dạng

Gửi hợp đồng bằng tệp Word thì người nhận mở ra hay bị lệch dòng, nhảy phông, bảng biểu vỡ. PDF không bị vậy: mở ở máy nào cũng đúng như lúc bạn soạn.

Bài này chỉ cho cách chuyển nhanh nhất, không cần cài phần mềm và không phải tải tệp lên máy chủ của ai.

Ba bước

1. Mở công cụ Word sang PDF, kéo tệp .docx vào ô giữa trang
2. Bấm Tải PDF về máy — cửa sổ in của trình duyệt sẽ hiện ra
3. Ở ô Máy in (Destination), chọn Lưu ở dạng PDF, rồi bấm Lưu

Xong. Tệp PDF nằm trong thư mục Tải xuống của bạn.

Hai chỗ hay làm sai

Quên bỏ đầu trang và chân trang. Đây là lỗi hay gặp nhất. Trong cửa sổ in, mở mục Cài đặt khác (More settings) rồi bỏ chọn ô Đầu trang và chân trang. Không bỏ thì trình duyệt tự chèn ngày tháng và địa chỉ trang web lên mỗi tờ — gửi cho khách hàng thì rất kỳ.

Dùng tệp .doc đời cũ. Công cụ chỉ đọc .docx. Nếu tệp của bạn là .doc (Word trước 2007), hãy mở bằng Word rồi chọn Lưu thành (Save As) và chọn định dạng .docx, sau đó mới chuyển.

Vì sao không cần lo tệp bị lộ

Việc chuyển đổi chạy ngay trong trình duyệt trên máy bạn. Không có bản sao nào được gửi lên máy chủ, kể cả khi bạn đang nối mạng. Ngắt mạng rồi mở lại trang thì vẫn dùng được như thường.

Điều này đáng để ý nếu tệp của bạn là hợp đồng, bảng lương hay giấy tờ nội bộ — những thứ không nên tải lên trang web lạ.

Khi nào nên dùng cách khác

Nếu bạn có sẵn Microsoft Word trên máy, cách nhanh nhất vẫn là mở tệp rồi chọn Tệp → Lưu thành → PDF. Công cụ trên trang này hợp với lúc bạn đang dùng máy không cài Word, dùng máy người khác, hoặc đang dùng điện thoại.